งานศูนย์ข้อมูลและสารสนเทศ
ฝ่ายแผนงานและความร่วมมือ
หน้าที่และความรับผิดชอบ งานศูนย์ข้อมูลสารสนเทศ
สำหรับการปฏิบัติงานในสถานศึกษาที่มีเกียรติประวัติสูง อย่าง วิทยาลัยเทคนิคชัยภูมิ ซึ่งเป็นสถานศึกษาขนาดใหญ่และได้รับ รางวัลพระราชทาน การวางระบบงานศูนย์ข้อมูลสารสนเทศจึงไม่ใช่แค่การ “เก็บข้อมูล” แต่คือการ “บริหารจัดการข้อมูลเพื่อรักษามาตรฐานความเป็นเลิศ”
งานศูนย์ข้อมูลสารสนเทศ (Data & Information Center) สังกัด ฝ่ายแผนงานและความร่วมมือ มีบทบาทเปรียบเสมือน “สมองและคลังข้อมูล” ของวิทยาลัย เพื่อรองรับการประเมินคุณภาพภายนอก (สมศ.) และการประเมินสถานศึกษาพระราชทาน ในรอบต่อๆ ไป
ขอบเขตหน้าที่งานที่แบ่งเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจนและสอดคล้องกับมาตรฐาน สอศ. ดังนี้
1. งานบริหารจัดการระบบฐานข้อมูลหลัก (Core Database Management)
หัวใจสำคัญคือความถูกต้อง (Accuracy) และความเป็นปัจจุบัน (Real-time) เพื่อไม่ให้กระทบต่อสิทธิประโยชน์ของวิทยาลัยและนักเรียน
- ระบบ DMC (Data Management Center):
จัดทำข้อมูลนักเรียนรายบุคคล (ศธ.02 ออนไลน์) ให้ถูกต้อง 100% เพื่อการจัดสรรงบประมาณเงินอุดหนุนรายหัว (Per-head) ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของนักเรียน และสถานะการเข้าเรียน - ระบบ RMS / ศธ.02 (College Management System):
ดูแลระบบบริหารจัดการสถานศึกษา (งานทะเบียน, วัดผล, ปกครอง, กิจกรรม) กำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานของครูและบุคลากร ให้สามารถกรอกเกรด เช็คชื่อ และรายงานผลผ่านระบบดิจิทัลได้ - ฐานข้อมูลบุคลากร (Personnel Data):
จัดเก็บข้อมูลครู ข้าราชการ พนักงานราชการ ลูกจ้าง (วุฒิการศึกษา, ประวัติการฝึกอบรม, ความเชี่ยวชาญ) เพื่อใช้ในการวางแผนอัตรากำลัง
2. งานสารสนเทศเพื่อการประกันคุณภาพและรางวัลพระราชทาน (Quality Assurance & Accreditation)
เนื่องจากเป็นสถานศึกษารางวัลพระราชทาน งานส่วนนี้จึงสำคัญมากในการรักษาระดับคุณภาพ
- จัดทำรายงานสารสนเทศประจำปี (Annual Information Report):
รวบรวมสถิติทุกด้าน (ผู้เรียน, งบประมาณ, ครุภัณฑ์, ผลสัมฤทธิ์) จัดทำเป็นรูปเล่มและ E-book เพื่อเผยแพร่ - สนับสนุนข้อมูล SAR (Self-Assessment Report):
จัดเตรียมข้อมูลเชิงสถิติและหลักฐานอ้างอิงเพื่อส่งให้งานประกันคุณภาพจัดทำรายงานประเมินตนเอง - เตรียมพร้อมรับการประเมิน:
เป็นศูนย์กลางข้อมูลเมื่อมีคณะกรรมการประเมินภายนอก (สมศ.) หรือคณะกรรมการประเมินสถานศึกษาพระราชทาน โดยต้องสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลัง 3 ปีการศึกษาได้ทันที
3. งานวิเคราะห์ข้อมูลและนวัตกรรมสารสนเทศ (Data Analysis & Innovation)
ยกระดับจากการเก็บข้อมูล เป็นการใช้ข้อมูลบริหารงาน
- วิเคราะห์แนวโน้ม (Trend Analysis):
วิเคราะห์ยอดผู้สมัครเรียน ยอดผู้สำเร็จการศึกษา และภาวะการมีงานทำ เพื่อเสนอผู้บริหารในการเปิด/ปิดสาขาวิชา หรือปรับปรุงหลักสูตร - Data Visualization:
นำเสนอข้อมูลในรูปแบบ Dashboard หรือ Infographic ที่เข้าใจง่าย เพื่อใช้ในการประชุมบริหาร หรือประชาสัมพันธ์ภาพลักษณ์องค์กร
4. งานระบบเครือข่ายและเว็บไซต์ (Network & Web Presence)
- ดูแลเว็บไซต์วิทยาลัย (Webmaster):
อัปเดตข้อมูลข่าวสาร ประกาศจัดซื้อจัดจ้าง ข่าวประชาสัมพันธ์กิจกรรม ให้เป็นปัจจุบัน (สำคัญมากต่อภาพลักษณ์สถานศึกษาพระราชทาน) - ดูแลระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต:
(ประสานร่วมกับงานศูนย์ข้อมูลคอมพิวเตอร์) ดูแลให้ระบบ Wi-Fi และ Internet ภายในวิทยาลัยมีความเสถียร รองรับการเรียนการสอนออนไลน์ - ความปลอดภัยข้อมูล (Data Privacy/PDPA):
วางมาตรการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลของนักเรียนและครูรั่วไหล ตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
5. งานบริการและประสานงาน (Service & Coordination)
- บริการข้อมูลข่าวสาร:
ให้บริการข้อมูลสถิติแก่หน่วยงานภายใน (แผนกวิชาต่างๆ) และหน่วยงานภายนอก (จังหวัด, สอศ., สถานประกอบการ) - ศูนย์บริการอินเทอร์เน็ต:
ให้บริการห้องสืบค้นข้อมูลแก่นักเรียนนักศึกษา
